Como fazer uma assinatura digital em contratos com validade jurídica?

Com os avanços da tecnologia e da internet, muitos processos foram modificados, sobretudo nos setores de comunicação e gestão da informação. Isso se deve à facilidade e à rapidez com que as informações são dispostas.

Por conta da necessidade de modernização e automatização dos processos internos de uma empresa, foi possível realizar diversas operações online, sem utilizar papel, caneta, carimbo ou qualquer outro meio físico de assinatura. Com isso, por exigência de segurança e de agilidade por parte das instituições, tornou-se necessária a adoção da assinatura digital em contratos.

Afinal, se um documento origina-se de um meio digital, a única forma de torná-lo juridicamente válido é com uma assinatura também feita nesse ambiente. No que diz respeito à segurança dos dados, muitas vezes o espaço virtual ainda é considerado vulnerável por algumas pessoas. Contudo, as novas tecnologias trataram de prevenir qualquer problema.

Uma das dúvidas mais comuns é sobre como fazer uma assinatura digital realmente válida. Por isso, preparamos este post. Nosso objetivo é que você entenda mais sobre a assinatura digital em contratos e aprenda a fazê-la com validade jurídica. Continue a leitura e confira!

O que é a assinatura digital em contratos?

Os contratos podem ser compreendidos como documentos que definem um acordo entre pessoas ou instituições, operacionalizando a circulação de bens e investimentos. Por meio da tecnologia de certificação digital é possível assinar documentos importantes, como os contratos, com total segurança, diminuindo a burocracia e reduzindo a possibilidade de fraudes.

Qual é a validade jurídica dos documentos digitais?

Para se ter validade jurídica, são exigidas três características importantes:

  • autenticidade. Consiste na possibilidade de verificação jurídica sobre o criador do documento, conseguida por meio dos algoritmos de criptografia;
  • integridade. Comprova que não houve adulteração da mensagem digitalmente assinada;
  • tempestividade. Realiza a verificação de compatibilidade entre os meios e a tecnologia. A entidade certificadora pode se tornar responsável por atestar a data e a hora nas quais o documento foi assinado.

Um marco legal de extrema importância no Brasil foi a Medida Provisória (MP) nº 2.200-2/2001, que deu validade aos documentos assinados eletronicamente. Além disso, ela instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) como autoridade para a identificação, em meio eletrônico, de pessoas físicas e jurídicas.

É importante ressaltar que, além do cumprimento dos requisítos de validade, os contratos particulares a serem firmados via assinatura digital deverão submeter-se às regras gerais dos negócios jurídicos.

Isso revela que, na prática, uma assinatura digital realizada sem um Certificado Digital ICP-BRASIL não tem a mesma validade jurídica que uma autenticação cartorária.

Quais são os tipos de assinaturas?

Assinar digitalmente documentos com validade jurídica tornou-se comum na rotina das empresas e também das pessoas físicas. No entanto, existem algumas diferenças importantes entre os tipos de assinatura fora do papel. Confira, a seguir, as principais delas.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é aquela que faz o uso de uma ferramenta eletrônica para identificar e validar o signatário. É aceita e usada em quase todos os tipos de documentos digitais, desde contratos até formulários de planos de saúde.

É importante ressaltar que a assinatura eletrônica não exige certificado digital, mas atende às normas da MP n° 2.200-2/2001, Artigo 10  § 2o . Porém, a assinatura eletrônica não atribui a mesma validade jurídica que registro em cartório.

Quando você for assinar um documento, pense o seguinte: Precisaria de autenticação e registro da assinatura do cartório? Se a resposta for não, você pode realizar uma assinatura eletrônica sem nenhum problema ou risco.

Assinatura digital

Essa é uma modalidade de assinatura eletrônica que usa o Certificado Digital ICP Brasil para comprovar a autoria da firma. É uma forma bastante segura de assinar qualquer documento que envolva alto valor agregado, equivalendo a uma assinatura de próprio punho.

A assinatura digital foi criada para dar credibilidade ao documento virtual. Tem por objetivo assegurar a autoria do documento — autenticidade —, proteger a integridade dos dados e garantir o não repúdio — signatário não tem como negar sua autoria.

Assinatura escaneada

Diferentemente do que acontece com as outras duas assinaturas, a assinatura escaneada é apenas a digitalização da assinatura manuscrita e não possui nenhum valor legal.

Como fazer uma assinatura digital de forma prática e rápida?

Primeiramente, é necessário adquirir o certificado digital ICP Brasil, a fim de permitir a identificação segura e inequívoca do autor. Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora, como a Certisign, seguindo as regras estabelecidas. Após o processo de validação de dados, verificação de documentos e registro, o certificado estará disponível para uso.

O Portal de Assinaturas é especialista em assinatura digital e pode ajudá-lo a implementar a tecnologia.

Quais são as vantagens de uma assinatura digital?

A assinatura digital apresenta várias vantagens que podem trazer benefícios no dia a dia da empresa. Dentre elas, podemos destacar:

  • redução dos custos;
  • simplificação dos processos operacionais;
  • comodidade e mobilidade aos usuários;
  • facilidade de armazenamento;
  • desburocratização de processos;
  • sua duplicação é aceita como original e não como cópia;
  • contribuição com a sustentabilidade, reduzindo a utilização de papel;
  • agilidade na formalização dos documentos.

Conforme a MP n° 2.200-2/2001, os documentos eletrônicos assinados digitalmente têm a mesma validade jurídica que os documentos em papel com assinaturas manuscritas. Ou seja, é equivalente a uma assinatura física reconhecida por similaridade em cartório.

Nesse contexto, ao contar com uma ferramenta de assinatura online de documentos, todo o processo, antes burocrático, fica simples e prático. Com ele, a sua empresa tem a possibilidade de proporcionar maior confiança, segurança e agilidade aos clientes.

O Portal de Assinaturas Certisign lhe oferece a oportunidade de gerenciar os seus arquivos em uma plataforma intuitiva e automatizar o processo de assinatura digital em contratos e outros documentos.

FONTE: https://blog.portaldeassinaturas.com.br/como-fazer-uma-assinatura-digital-em-contratos-com-validade-juridica/

Como manter o contas a receber em ordem na minha empresa?

Como manter o contas a receber em ordem na minha empresa?

Principalmente no comércio de bairro, em especial nos mais tradicionais principalmente nas cidades do interior e de pequeno porte, é muito comum encontrarmos estabelecimentos comerciais onde a prática do fiado, da cadernetinha, da ficha ainda é utilizada, sobretudo para aqueles clientes fieis que pagam certinho na primeira semana do mês.

E é ai que começam a surgir as dúvidas sobre: Como manter o contas a receber em ordem na minha empresa?

Parece uma realidade distante, mas não é! Fato é que, dependendo do cliente, essa prática tão comum pode se tornar um pesadelo e dos grandes quando o empresário perde o controle por completo da situação. E isto não é difícil de acontecer. Basta que alguns clientes do seu fichário atrase o pagamento num determinado mês que a conta final começa a falhar na hora do fechamento. Situação muito comum quando ouvimos de algumas empresas que nossa equipe atende dizerem que dá pra comprar um carro novo só com  as contas tem pra receber.

E aí, na hora de verificar os atrasados e iniciar um procedimento de recuperação deste crédito, é que começa a dor de cabeça porque haja tempo, disposição e paciência para juntar as notinhas vencidas e separar elas as vincendas para poder somar tudo e efetuar a cobrança. E a conta fica mais complexa ainda quando a empresa opta por cobrança de multa e juros.

E é nestas horas que nosso trabalho com nossos clientes faz por completo a diferença! A palavra é GESTÃO EFICIENTE.

Acumular valores nas contas dos clientes, com vencimentos, cálculos de multa e juros parece tarefa complicada de ser feita, e é quando se está anotando tudo a mão correndo o risco de perder uma notinha por exemplo – te causando só prejuízo. E o problema surge também quando o cliente vêm trocar determinada mercadoria porque não serviu. E até encontrar a notinha, estornar da conta, e fazer outra com o produto novo, tudo a mão… leva tempo e não é difícil perder a ordem das coisas.

Falamos até aqui de situações rotineiras de uma empresa que compreendem resumidamente:

  1. A separação das notas vencidas para cobrança
  2. A soma do montante a ser pago num mês pelo cliente desta modalidade
  3. A troca de mercadorias
  4. Levantamento de estoque
  5. Relação de produtos para repor

Mas, no dia-a-dia de uma empresa, independente do volume de vendas, as opções que envolvem processar essas informações dos seus clientes vai muito além do que isto. Responder questões sobre giro de estoque, sobre lucratividade nas vendas, sobre índices, sobre produtos parados nas prateleiras, neste molde onde tudo é controlado a mão, é humanamente impossível a não ser que o empresário opte por fechar a loja para balanço.

Aposto que alguma vez na sua vida já viu um estabelecimento com as portas fechadas num dia de semana porque estava fazendo balanço, certo?

Facilidades que o Mundo da Automação Comercial traz ao empresário moderno. Basta um cadastro de clientes bem completo, um cadastro de produtos bem feito, lançamentos de vendas, de entradas de mercadorias e contas a pagar que a mágica acontece dentro do nosso sistema de gerenciamento empresarial.

SAIBA MAIS sobre como fazer um cadastro de produtos bem feito, clicando aqui

Olhando pra isso tudo assusta um pouco, mas é mais simples do que parece e depende somente de você querer! Ou prefere ficar anotando tudo a mão?

A adoção de um sistema informatizado compreende muito mais que a simples emissão de Documento Fiscal.

O nosso sistema consiste numa plataforma moderna, ágil e dinâmica para te ajudar nas operações do dia-a-dia tornado tudo mais documentado e profissional. Por intermédio dela, além da correta emissão dos Documentos Fiscais, você tem a disposição uma gama de recursos práticos para o dia-a-dia da sua empresa sem perder o controle. Você fica sabendo de tudo! Desde a entrada da mercadoria, seu tempo de permanência no estoque, a saída, a troca, a devolução, tenha o absoluto controle financeiro daquilo que você paga e recebe e confronte tudo a qualquer instante através dos diversos relatórios analíticos.

Mas, estávamos conversando a respeito do Contas a Receber, lembra?

Ele é gerado a partir da ação de uma venda realizada a um cliente. Venda esta que movimenta seu estoque, que pode comissionar um vendedor, que faz seu caixa sofrer alterações positivas, que gira a economia da empresa! Uma simples venda identificada a um cliente específico pode conter o lançamento das parcelas com a data de vencimento, valor e tudo mais. Pode ser impressa de diversas maneiras, além é claro do Documento Fiscal, inclusive no formato de um carnê de pagamentos: olha a personalização e o tratamento adequado ao cliente, isso faz a diferença na sua empresa. E esse carnê é entregue ao cliente, e saí com os dados da venda, valores e data de vencimento, e também um código de identificação. Com esse código lido com seu leitor de código de barras é possível dar baixa nesta parcela posteriormente. Valor este que compõe o caixa do dia separadamente e fica tudo registrado corretamente dentro do sistema, de maneira limpa, clara e muito organizada.

E, quando o cliente atrasar a parcela?

Simples e funcional. Basta uma pesquisa rápida do montante de parcelas que estão em aberto no sistema e um relatório completo para iniciar uma ação de recuperação destes valores junto ao cliente. E essa parcela já atrasada pode sofrer acréscimo de multa e juros calculados diariamente de forma automatizada, tudo feito para facilitar o dia-a-dia do empresário que PRECISA ter essas informações na ponta do lápis para tomar as melhores decisões na hora certa.

Vale a máxima que quando a empresa opta por abrir um crediário a um cliente, deve-se tomar uma série de cuidados especiais para não sofrer depois. Primeiramente é preciso conhecer o cliente, e perceber se ele tem uma rotina de compras dentro da sua empresa. Em seguida, é necessário cadastrá-lo corretamente e de preferência exigir os documentos de identificação como o RG e o CPF além é claro de um comprovante de endereço atualizado para garantir a localização dele em caso de busca de valores por meio judicial.

Além destas medidas, para minimizar as chances do empresário ter dores de cabeça para reaver esses valores no caso de uma possível falta de pagamento, é importante criar um limite de compras ao cliente condicionado a sua capacidade de pagamento. Funciona de modo semelhante a fatura do cartão de crédito. Você limita um valor máximo dentro do cadastro do cliente lá no nosso sistema. E a partir do momento que começam as vendas, esse limite vai reduzindo até que chegue a zero. Se chegar a zero, o sistema irá avisar o operador durante a venda e até pode pedir uma senha do gerente para liberação. Mas para o cliente ter seu limite novamente é necessário que ele efetue o pagamento das parcelas que estão em aberto, para que o limite se reestabeleça automaticamente após a baixa destas parcelas. Essa prática é permitida e motiva o cliente a sempre estar com suas parcelas rigorosamente em dia, o que leva a redução de parcelas atrasadas na empresa, melhorando o fluxo de caixa e contribuindo para a boa saúde financeira. E ainda, se o cliente não te der problemas com o passar do tempo, você pode até aumentar o limite dele para que realize mais compras aumentando o ticket médio das suas vendas, aumentando consequentemente seu faturamento.

Está vendo só quantas vantagens só em usar nosso sistema? Observou que com a adoção dele na sua empresa, problemas que antes eram rotineiros podem ser resolvidos de maneira muito transparente. Além de profissionalizar seu comportamento para com o cliente, organiza e dá dinamismo a sua empresa, melhorando o seu fluxo de caixa, seu giro de estoque e tantas outras áreas internas que você só tem a ganhar.

Eu aposto que aí na sua empresa nesse momento tem alguma área que está precisando de uma ordem não é mesmo?

Vamos tomar um café e conversar melhor sobre como nosso sistema pode contribuir significativamente para fortalecer seu negocio? Eu posso ajudar a melhorar a gestão da sua empresa! Clique aqui, entre em contato comigo e vamos conversar!

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Rastreabilidade de Produtos

Em tempos que a concorrência bate à porta cada vez mais forte, onde a exclusividade de vender um produto específico é muito baixa, é muito comum seu concorrente ter o mesmo produto que você tem nas prateleiras. Por um lado, é bom aos olhos do consumidor que encontra no grande varejo várias opções de fornecedor que competem no preço final do produto, mas por outro, para o empresário cria-se um problema que é ter o controle exato e real dos seus itens disponíveis em estoque e seu devido controle quando a questão é na hora da troca ou da garantia.

Como é possível garantir que o produto que eu comprei do meu fornecedor e que eu vendi ao cliente é exatamente o mesmo produto por este agora reclamado de um defeito? Será que não foi trocado erroneamente ou propositalmente?

Existem meios de se resolver esse problema usando o nosso Sistema de Gestão Empresarial, onde além do controle efetivo de estoque dos produtos, também é possível ter um mapa exato ligando o produto vendido ao cliente diretamente com o fornecedor daquela mercadoria, de maneira efetiva e transparente.

Mas antes de falarmos disto, é preciso mencionar um ponto já comentado aqui no Blog da ZIPER que é o correto cadastro do seu produto. É fundamental que você crie a rotina de sempre cadastrar seus produtos com o máximo de informação possível, separando-os pela categoria e pela marca e também informando o fornecedor, sem falar da precificação, da foto e de tantos outros campos disponíveis.

Mas, além de todas essas informações que são importantes e fazem a diferença na hora de gerar os relatórios, nosso Sistema te proporciona o controle pelo número de série. Esse recurso, em especial te garante um elo de ligação entre o seu cliente e o seu fornecedor de forma muito transparente e didática.

Se as entradas das suas mercadorias forem feitas pelo número de série delas, e estamos falando de produtos que possuem tal numeração e de produtos que não possuem, onde você poderá gerar um número de série interno da sua empresa e imprimi-lo numa etiqueta adesiva, seu estoque fica completamente alinhado a essa numeração e na hora da venda destes produtos você poderá tanto optar por escolher o número de série vendido como também poderá vende-lo por meio do leitor de código de barras usando uma etiqueta impressa do sistema que codifica automaticamente o número de série deste item facilitando e agilizando o trabalho do operador do caixa.

Desta maneira, a entrada do seu produto fica amarrada a venda do mesmo, o que te garante o que chamamos de RASTREABILIDADE de produto. A administração da empresa sabe exatamente para onde foi o produto que veio de determinado fornecedor, o que facilita o processo de uma possível garantia a ser prestada ao cliente. Isso proporciona muita segurança nas operações porque junto da descrição do produto, nos Documentos Fiscais e demais relatórios demonstrativos, saí o número de série do produto que foi entregue ao cliente.

Temos casos reais em nosso portfólio de clientes atendidos em que o controle por número de série garante a boa operação da empresa durante o processo de entrada de mercadoria na loja, a posterior identificação interna e a saída da mesma do estoque numa operação de venda, tudo controlado milimetricamente por número de série, atrelado ao fornecedor só que lá na venda, para o cliente. Essa funcionalidade dá segurança ao nosso cliente que diz ser um recurso de fundamental importância para o sucesso da sua loja. E esta operação pode ser estendida a diversos ramos de atuação como lojas de eletrônicos, de games, de aparelhos celulares, de joias e etc.

Parece tudo muito complexo, quando na verdade não! Uma simples função que deve ser ligada junto ao cadastro daquele produto, oferece toda essa rastreabilidade de maneira muito prática e descomplicada, te dando mais segurança e firmeza na sua administração, evitando desperdícios e erros operacionais que podem te levar a prejuízos e sérias consequências.

A adoção do Sistema de Gestão Empresarial da ZIPER Soft te proporciona inúmeros benefícios que vão muito além do comum. Diferencie-se e torne sua empresa mais competitiva.

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