Principalmente no comércio de bairro, em especial nos mais tradicionais principalmente nas cidades do interior e de pequeno porte, é muito comum encontrarmos estabelecimentos comerciais onde a prática do fiado, da cadernetinha, da ficha ainda é utilizada, sobretudo para aqueles clientes fieis que pagam certinho na primeira semana do mês.
E é ai que começam a surgir as dúvidas sobre: Como manter o contas a receber em ordem na minha empresa?
Parece uma realidade distante, mas não é! Fato é que, dependendo do cliente, essa prática tão comum pode se tornar um pesadelo e dos grandes quando o empresário perde o controle por completo da situação. E isto não é difícil de acontecer. Basta que alguns clientes do seu fichário atrase o pagamento num determinado mês que a conta final começa a falhar na hora do fechamento. Situação muito comum quando ouvimos de algumas empresas que nossa equipe atende dizerem que dá pra comprar um carro novo só com as contas tem pra receber.
E aí, na hora de verificar os atrasados e iniciar um procedimento de recuperação deste crédito, é que começa a dor de cabeça porque haja tempo, disposição e paciência para juntar as notinhas vencidas e separar elas as vincendas para poder somar tudo e efetuar a cobrança. E a conta fica mais complexa ainda quando a empresa opta por cobrança de multa e juros.
E é nestas horas que nosso trabalho com nossos clientes faz por completo a diferença! A palavra é GESTÃO EFICIENTE.
Acumular valores nas contas dos clientes, com vencimentos, cálculos de multa e juros parece tarefa complicada de ser feita, e é quando se está anotando tudo a mão correndo o risco de perder uma notinha por exemplo – te causando só prejuízo. E o problema surge também quando o cliente vêm trocar determinada mercadoria porque não serviu. E até encontrar a notinha, estornar da conta, e fazer outra com o produto novo, tudo a mão… leva tempo e não é difícil perder a ordem das coisas.
Falamos até aqui de situações rotineiras de uma empresa que compreendem resumidamente:
- A separação das notas vencidas para cobrança
- A soma do montante a ser pago num mês pelo cliente desta modalidade
- A troca de mercadorias
- Levantamento de estoque
- Relação de produtos para repor
Mas, no dia-a-dia de uma empresa, independente do volume de vendas, as opções que envolvem processar essas informações dos seus clientes vai muito além do que isto. Responder questões sobre giro de estoque, sobre lucratividade nas vendas, sobre índices, sobre produtos parados nas prateleiras, neste molde onde tudo é controlado a mão, é humanamente impossível a não ser que o empresário opte por fechar a loja para balanço.
Aposto que alguma vez na sua vida já viu um estabelecimento com as portas fechadas num dia de semana porque estava fazendo balanço, certo?
Facilidades que o Mundo da Automação Comercial traz ao empresário moderno. Basta um cadastro de clientes bem completo, um cadastro de produtos bem feito, lançamentos de vendas, de entradas de mercadorias e contas a pagar que a mágica acontece dentro do nosso sistema de gerenciamento empresarial.
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Olhando pra isso tudo assusta um pouco, mas é mais simples do que parece e depende somente de você querer! Ou prefere ficar anotando tudo a mão?
A adoção de um sistema informatizado compreende muito mais que a simples emissão de Documento Fiscal.
O nosso sistema consiste numa plataforma moderna, ágil e dinâmica para te ajudar nas operações do dia-a-dia tornado tudo mais documentado e profissional. Por intermédio dela, além da correta emissão dos Documentos Fiscais, você tem a disposição uma gama de recursos práticos para o dia-a-dia da sua empresa sem perder o controle. Você fica sabendo de tudo! Desde a entrada da mercadoria, seu tempo de permanência no estoque, a saída, a troca, a devolução, tenha o absoluto controle financeiro daquilo que você paga e recebe e confronte tudo a qualquer instante através dos diversos relatórios analíticos.
Mas, estávamos conversando a respeito do Contas a Receber, lembra?
Ele é gerado a partir da ação de uma venda realizada a um cliente. Venda esta que movimenta seu estoque, que pode comissionar um vendedor, que faz seu caixa sofrer alterações positivas, que gira a economia da empresa! Uma simples venda identificada a um cliente específico pode conter o lançamento das parcelas com a data de vencimento, valor e tudo mais. Pode ser impressa de diversas maneiras, além é claro do Documento Fiscal, inclusive no formato de um carnê de pagamentos: olha a personalização e o tratamento adequado ao cliente, isso faz a diferença na sua empresa. E esse carnê é entregue ao cliente, e saí com os dados da venda, valores e data de vencimento, e também um código de identificação. Com esse código lido com seu leitor de código de barras é possível dar baixa nesta parcela posteriormente. Valor este que compõe o caixa do dia separadamente e fica tudo registrado corretamente dentro do sistema, de maneira limpa, clara e muito organizada.
E, quando o cliente atrasar a parcela?
Simples e funcional. Basta uma pesquisa rápida do montante de parcelas que estão em aberto no sistema e um relatório completo para iniciar uma ação de recuperação destes valores junto ao cliente. E essa parcela já atrasada pode sofrer acréscimo de multa e juros calculados diariamente de forma automatizada, tudo feito para facilitar o dia-a-dia do empresário que PRECISA ter essas informações na ponta do lápis para tomar as melhores decisões na hora certa.
Vale a máxima que quando a empresa opta por abrir um crediário a um cliente, deve-se tomar uma série de cuidados especiais para não sofrer depois. Primeiramente é preciso conhecer o cliente, e perceber se ele tem uma rotina de compras dentro da sua empresa. Em seguida, é necessário cadastrá-lo corretamente e de preferência exigir os documentos de identificação como o RG e o CPF além é claro de um comprovante de endereço atualizado para garantir a localização dele em caso de busca de valores por meio judicial.
Além destas medidas, para minimizar as chances do empresário ter dores de cabeça para reaver esses valores no caso de uma possível falta de pagamento, é importante criar um limite de compras ao cliente condicionado a sua capacidade de pagamento. Funciona de modo semelhante a fatura do cartão de crédito. Você limita um valor máximo dentro do cadastro do cliente lá no nosso sistema. E a partir do momento que começam as vendas, esse limite vai reduzindo até que chegue a zero. Se chegar a zero, o sistema irá avisar o operador durante a venda e até pode pedir uma senha do gerente para liberação. Mas para o cliente ter seu limite novamente é necessário que ele efetue o pagamento das parcelas que estão em aberto, para que o limite se reestabeleça automaticamente após a baixa destas parcelas. Essa prática é permitida e motiva o cliente a sempre estar com suas parcelas rigorosamente em dia, o que leva a redução de parcelas atrasadas na empresa, melhorando o fluxo de caixa e contribuindo para a boa saúde financeira. E ainda, se o cliente não te der problemas com o passar do tempo, você pode até aumentar o limite dele para que realize mais compras aumentando o ticket médio das suas vendas, aumentando consequentemente seu faturamento.
Está vendo só quantas vantagens só em usar nosso sistema? Observou que com a adoção dele na sua empresa, problemas que antes eram rotineiros podem ser resolvidos de maneira muito transparente. Além de profissionalizar seu comportamento para com o cliente, organiza e dá dinamismo a sua empresa, melhorando o seu fluxo de caixa, seu giro de estoque e tantas outras áreas internas que você só tem a ganhar.
Eu aposto que aí na sua empresa nesse momento tem alguma área que está precisando de uma ordem não é mesmo?
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